Электронная подпись сотрудников медорганизации: до 31 августа 2026 — переход на связку «КЭП физлица + МЧД»
Срок действия «подписей сотрудников юрлиц» на прежнем принципе завершается 31 августа 2026. Далее — работа только через связку «квалифицированная электронная подпись физлица» + «машиночитаемая доверенность» (МЧД). С 1 сентября 2026 отчётность в СФР принимается только по сертификатам КЭП, содержащим атрибут keyAgreement («Ключ согласования») в расширении Key Usage — сертификаты, выданные до 28 августа 2025 года без этого атрибута, для отчётности в СФР не подойдут и требуют перевыпуска. Что должна сделать медорганизация до переходной даты, чтобы не потерять доступ к отчётности, ЭДО и государственным сервисам.
Что произошло
С 2023 года государство переводит юридические лица на новый принцип работы с электронной подписью: руководитель юрлица подписывает документы КЭП организации (полученной в удостоверяющем центре ФНС России или доверенных УЦ), а сотрудники, действующие от имени юрлица, — используют собственную КЭП физлица плюс машиночитаемую доверенность (МЧД).
Переходный период с использованием «старых подписей сотрудников юрлиц» продлевался несколько раз и окончательно завершается 31 августа 2026 года. После этой даты — работа сотрудников только по схеме «КЭП физлица + МЧД». Параллельно с 1 сентября 2026 для отчётности в Социальный фонд России сертификат электронной подписи должен содержать атрибут keyAgreement («Ключ согласования») в расширении Key Usage. Сертификаты, выданные до 28 августа 2025 года без этого атрибута, для отчётности в СФР не подойдут: решение — перевыпустить КЭП в удостоверяющем центре ФНС России (для руководителя юрлица) или в аккредитованном УЦ (для КЭП физлица-сотрудника).
Кто это регулирует. Основа — Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (в редакции ФЗ № 476-ФЗ от 27.12.2019 и последующих). Технические требования — приказы Минцифры и ФНС России, оператора СФР — по электронному взаимодействию. Формы МЧД (5.02, 5.03) — приказы ФНС.
Кого в медорганизации это касается
Все сотрудники, которые сегодня подписывают документы от имени медорганизации: от главврача до бухгалтера, юриста, кадровика и главного медсестрового работника.
Главный врач (руководитель)
Оформление КЭП юрлица (руководителя) в УЦ ФНС России или доверенных УЦ. Подписание МЧД для сотрудников с указанием их полномочий, срока действия и разрешений на передоверие.
Главный бухгалтер
Отчётность в СФР, ФНС, Росстат — с 01.09.2026 через КЭП физлица + МЧД. Для СФР сертификат КЭП должен содержать атрибут keyAgreement — иначе отчёт не пройдёт криптопроверку. Перевыпустить КЭП, выданные до 28.08.2025.
Кадровик
Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — трудовые договоры, приказы, дополнительные соглашения — подписание с использованием КЭП физлица + МЧД. Взаимодействие с СФР по кадровым сведениям (СЗВ-ТД, ЕФС-1).
Юрист / зам.главврача по правовым вопросам
Подписание договоров, актов, соглашений от имени МО. Настройка ролей в системе ЭДО с учётом МЧД, контроль срока действия доверенностей, отзыв при увольнении и смене должности.
Как устроен переход
Хронология и логика по действующим нормативным актам и разъяснениям ФНС/СФР.
Что делать медорганизации до 31 августа 2026
Пошаговый план для главврача, ИТ-специалиста и главного бухгалтера.
Частые вопросы
Отчёты не будут приняты, договоры — не подписаны, документы в ЭДО — отклонены. Технически подпись просто перестанет проходить проверку на стороне получателя. Практический риск — просрочка отчётности (штрафы), сорванные сроки договорной работы, невозможность подписать больничный лист или иной кадровый документ.
Только руководитель организации (главный врач или лицо, действующее без доверенности по уставу) — подписывает МЧД своей КЭП юрлица. Если руководитель делегирует эти полномочия — потребуется своя МЧД для лица, выдающего МЧД дальше (это уже передоверие).
Технически МЧД содержит указание на область полномочий и адресатов. Универсальная МЧД (широкий набор полномочий, разные адресаты) допустима, но многие адресаты (ФНС, СФР, отдельные операторы ЭДО) требуют свои форматы и/или явное перечисление полномочий. Практика — оформлять целевые МЧД (отдельно для отчётности, отдельно для договоров, отдельно для кадровых процессов).
Это атрибут keyAgreement в расширении Key Usage сертификата квалифицированной электронной подписи (наряду с dataEncipherment и keyEncipherment). Требование СФР: с 01.09.2026 сертификаты КЭП, применяемые для отчётности в фонд, должны содержать этот атрибут. Сертификаты, выданные удостоверяющими центрами до 28 августа 2025 года, атрибут в общем случае не содержат. Решение — перевыпустить КЭП в УЦ ФНС России (для юрлица) или в аккредитованном УЦ (для физлица). Это не обновление учётной программы или формата отчёта — параметр находится в самом сертификате.
Оформление КЭП физлица — добровольное решение гражданина. Если сотрудник отказывается — он не сможет подписывать документы от имени медорганизации в электронном виде. Решение — либо перераспределить обязанности на других сотрудников с КЭП, либо использовать бумажный документооборот там, где это допустимо. Принуждение к оформлению КЭП физлица законом не предусмотрено.
МедСтандартПроф проводит очно-заочные (с ЭО и ДОТ) программы повышения квалификации для организаторов здравоохранения, главных бухгалтеров, кадровых работников и юристов медицинских организаций. В программы включены темы электронного документооборота, работы с ЭП и МЧД, взаимодействия с СФР, ФНС и Росздравнадзором в электронном виде.
Источники и нормативная база
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в редакции ФЗ № 476-ФЗ от 27.12.2019 и последующих изменений) — base.garant.ru.
- Приказ ФНС России от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@ — форматы МЧД (5.03) для взаимодействия с налоговыми органами; действует с 10.01.2025.
- Разъяснения СФР о требовании к сертификату КЭП (атрибут keyAgreement) для отчётности с 01.09.2026 — на sfr.gov.ru.
- Обзор Астрал — «СФР и электронная подпись: что изменится с 2026 года» — astral.ru.
- Обзор БУХ.1С — «Какой сертификат КЭП нужен для сдачи отчётности в СФР с 1 сентября 2026 года» — buh.ru.
